Die Kommunikationsarbeit in Bildungsinstituten hat es in sich. Kaum eine andere Branche befindet sich so im Brenn- und Mittelpunkt der Gesellschaft. Eltern, Behörden, Politik, Mitarbeitende, Lieferanten und natürlich die Schülerinnen und Schüler - es gilt, an viele Anspruchsgruppen zu denken und sie miteinzubeziehen.
Obwohl die Kommunikationspraktiken von Schulen variieren, gibt es einige Bereiche, in denen Schulen in ihrer Kommunikation mit Interessengruppen Schwächen aufweisen:
Mangelnde Transparenz: Unklare und intransparente Informationen werden an Interessengruppen wie Eltern, Schüler:innen und Mitarbeitende weitergegeben. Dies kann zu Verwirrung, Gerüchten und mangelndem Vertrauen führen. Offene und ehrliche Kommunikation ist entscheidend, um eine positive Schulgemeinschaft zu fördern.
Unzureichende und inkonsistente Kommunikationskanäle: Den Kommunikationsverantwortlichen von Schulen fällt es manchmal schwer, effektive Kommunikationskanäle zu etablieren. In der heutigen digitalen Ära ist es wichtig, verschiedene Kommunikationsplattformen wie E-Mails, Schulwebseiten, soziale Medien, mobile Apps und Newsletter zu nutzen, um eine effektive und zeitnahe Kommunikation sicherzustellen. Vorgängig sollte durch eine professionelle und passende Kommunikationsstrategie festgehalten werden, welche Kanäle wie und wann genutzt werden.
Unzureichende Zwei-Wege-Kommunikation: Schulen konzentrieren sich oft auf die Verbreitung von Informationen, geben jedoch dem Zuhören und dem Empfangen von Feedback von Interessengruppen nicht die gleiche Bedeutung. Es ist wichtig, Mechanismen einzurichten, damit Interessengruppen ihre Bedenken, Vorschläge und Meinungen äussern können, um einen offenen Dialog und Zusammenarbeit zu fördern.
Sprache und Fachjargon: Die Verwendung komplexer Begriffe oder pädagogischer Fachsprache kann die effektive Kommunikation mit Interessengruppen behindern, die möglicherweise nicht mit solchen Begriffen vertraut sind. Schulen sollten darauf achten, in einer klaren, prägnanten und verständlichen Sprache zu kommunizieren, die alle Interessengruppen verstehen können.
Zeitliche Aktualität und Konsistenz: Bildungstinstitute können Schwierigkeiten haben, rechtzeitig und konsistent zu kommunizieren. Wichtige Updates, Ankündigungen und Änderungen sollten prompt und konsistent kommuniziert werden, um Verwirrung oder Fehlinformationen zu vermeiden.
Überwältigende Kommunikation: Anspruchsgruppen sind überlastet durch übermässige und irrelevanter Kommunikation, was zu Informationsüberlastung und reduzierter Aufmerksamkeit führt. Es ist wichtig, die Kommunikation zu priorisieren und zu optimieren, damit die Stakeholder relevante und notwendige Informationen erhalten.
Vernachlässigung der Bedürfnisse verschiedener Interessengruppen: Schulen haben oft eine vielfältige Palette von Interessengruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, einschließlich Eltern, Schüler:innen, Mitarbeitende und der Öffentlichkeit. Die Kommunikationsstrategien sollten darauf abzielen, die spezifischen Bedürfnisse, Vorlieben und kulturellen Hintergründe verschiedener Interessengruppen zu berücksichtigen.
Keinen Plan für die Krise zu haben: Kommt es zu einer Krise, einem Notfall oder einer unvorhergesehen unangenehmen Situation, besteht kein Plan für die Krisenkommunikation an der Schule. Oftmals wird dann gar nicht oder zu spät kommuniziert. Für viele Szenarien kann man sich vorbereiten - und auch für Situationen, die komplett überraschend kommen, kann das Vorgehen bereits im Vorfeld festgelegt werden.
Indem effektive Kommunikationsstrategien eingesetzt werden, können Doppelspurigkeit, Irrelevanz, Informationsüberlastung und Missverständnisse vermieden werden.